1. Introducción

El presente documento regula el acceso y uso de la plataforma Whitelabel, propiedad de Whitelabel SAS, sociedad legalmente constituida en Colombia.

Al acceder, registrarse o utilizar los servicios, el cliente declara haber leído, comprendido y aceptado plenamente estos Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo, deberá abstenerse de usar la plataforma.

2. Definiciones

• Plataforma Whitelabel: Sistema de inteligencia artificial desarrollado por Whitelabel SAS que permite la gestión automatizada de mensajes, llamadas y flujos de atención.
• Cliente: Persona natural o jurídica titular de una cuenta o suscripción activa en la plataforma.
• Usuarios finales: Personas cuyos datos o interacciones son procesados a través de la plataforma del cliente.
• Créditos: Unidad de uso que permite ejecutar funciones dentro de la plataforma (mensajes, llamadas, procesos automáticos, etc.).
• Torre de Control: Panel administrativo donde los clientes gestionan sus créditos, configuración, integraciones y reportes.
• Datos: Toda información procesada por la plataforma, incluyendo mensajes, grabaciones, logs, metadatos o resultados de modelos de IA.

3. Propiedad, Custodia y Privacidad de los Datos

3.1 Propiedad de los datos. Los datos procesados a través de la plataforma son propiedad del cliente. Whitelabel SAS actúa como encargado del tratamiento, limitando su uso a la prestación, mantenimiento y mejora del servicio.

3.2 Responsabilidad sobre usuarios finales. El cliente es el responsable del tratamiento respecto de los datos de sus usuarios finales. Se compromete a garantizar que dichos usuarios han otorgado su consentimiento informado conforme a la legislación aplicable (Ley 1581/2012, GDPR u otra según jurisdicción).

3.3 Custodia y seguridad. Whitelabel SAS implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme a estándares internacionales (ISO/IEC 27001, NIST SP 800-53) para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Los datos se almacenan en servidores dedicados protegidos mediante VPN y protocolos de cifrado en tránsito y en reposo.

3.4 Respaldo, retención y eliminación. Los datos se respaldan periódicamente y se conservan hasta 90 días después de la terminación del contrato. Antes de su eliminación, el cliente podrá solicitar una copia de respaldo mediante correo a privacidad@whitelabel.lat. Whitelabel podrá conservar datos de manera anonimizada por motivos estadísticos o de auditoría técnica.

4. Servicios

La plataforma Whitelabel ofrece servicios tecnológicos que incluyen:

• Automatización: Gestión automatizada de mensajes, llamadas e interacciones mediante inteligencia artificial.
• Gestión: Control de créditos, reportes, métricas y configuración personalizada desde la Torre de Control.
• Soporte: Asistencia técnica a través de los canales habilitados, en horarios definidos en la documentación oficial.

Whitelabel podrá actualizar, modificar o suspender temporalmente funcionalidades sin previo aviso cuando sea necesario por razones técnicas o de seguridad.

5. Propiedad Intelectual

Todo el software, interfaces, código fuente, diseños, modelos de IA, documentación técnica, marcas y demás activos intangibles relacionados con la plataforma son propiedad exclusiva de Whitelabel SAS.

Nada en este contrato otorga licencia o cesión de derechos de propiedad intelectual al cliente, salvo el derecho limitado de uso previsto en estos Términos.

6. Obligaciones del Cliente

• Usar la plataforma conforme a la ley y estos Términos.
• No realizar ingeniería inversa, descompilación ni extracción de modelos de IA o estructuras de datos.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Garantizar la veracidad de la información proporcionada y actualizarla oportunamente.
• Obtener los consentimientos requeridos de sus usuarios finales.

7. Pagos y Facturación

• Métodos de pago: Transferencias electrónicas, tarjetas de crédito o cualquier método habilitado.
• Facturación: Se emitirá factura electrónica mensual con el detalle de consumos y créditos utilizados.
• Incumplimiento: La falta de pago dentro del plazo acordado podrá resultar en suspensión temporal del servicio.
• Retención de datos: Durante la suspensión, Whitelabel conservará los datos del cliente por 30 días, permitiendo su reactivación una vez se regularice el pago.

8. Limitación de Responsabilidad

• Daños indirectos, pérdida de beneficios o datos.
• Fallos derivados de proveedores externos (OpenAI, Meta, Google, AWS, etc.).
• Interrupciones del servicio causadas por mantenimiento, fallos técnicos o fuerza mayor.

La responsabilidad total de Whitelabel frente al cliente se limitará al valor pagado por el servicio en los últimos tres (3) meses previos al evento.

9. Confidencialidad

Ambas partes se obligan a mantener la confidencialidad de toda la información técnica, comercial o estratégica obtenida durante la relación contractual, incluso después de su terminación.

Esta obligación no aplica a información pública o legalmente requerida por autoridad competente.

10. Terminación

El cliente podrá cancelar su cuenta en cualquier momento.

Whitelabel podrá suspender o terminar el acceso en caso de incumplimiento grave de estos Términos o uso indebido del servicio.

La terminación no libera al cliente de sus obligaciones económicas pendientes.

11. Notificaciones y solicitudes de privacidad

Las solicitudes relacionadas con datos personales deberán enviarse a:

• 📧 legal@whitelabel.lat
• Incluir identificación del solicitante y descripción clara de la solicitud (acceso, rectificación, cancelación u oposición).

12. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Cualquier controversia será resuelta por los tribunales de la ciudad de Bogotá, salvo acuerdo diferente entre las partes.

13. Modificaciones

Whitelabel SAS podrá actualizar estos Términos y Condiciones en cualquier momento.

Las modificaciones se publicarán en https://whitelabel.lat/terminos y entrarán en vigor a los 10 días calendario de su publicación.