1. Introducción

Whitelabel SAS, sociedad legalmente constituida en Colombia, se dedica al desarrollo de soluciones de automatización e inteligencia artificial para procesos empresariales. Esta Política describe cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales obtenidos a través de nuestra plataforma Whitelabel, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y estándares internacionales como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

El uso de nuestros servicios implica la aceptación expresa de esta Política. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de usar la plataforma.

2. Responsable y Encargado del Tratamiento

• Responsable del Tratamiento: Whitelabel SAS
• NIT: 901086196-2
• Dirección: Cra 20 N° 6-65, Girardot, Cundinamarca, Colombia
• Correo electrónico: legal@whitelabel.lat
• Teléfono: +57 311 253 0069

Whitelabel actúa como:

• Responsable del tratamiento respecto a los datos de sus propios clientes y usuarios registrados directamente.
• Encargado del tratamiento respecto a los datos que los clientes recopilan de sus usuarios finales a través de la plataforma.

3. Datos que Recopilamos

Whitelabel puede recopilar las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, número de identificación, razón social, NIT, correo electrónico, teléfono, dirección.
• Datos de uso del servicio: registros de acceso, IP, geolocalización aproximada, navegador, dispositivo, cookies, logs del sistema.
• Datos operativos: mensajes, grabaciones, prompts, transcripciones y resultados de interacciones con agentes automatizados.
• Datos de facturación: información de pagos, historial de créditos, plan adquirido y consumos.

No recolectamos datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para la prestación del servicio y siempre con consentimiento explícito.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales se utilizan exclusivamente para las siguientes finalidades legítimas:

• Prestación del servicio: habilitar y mantener el funcionamiento técnico de la plataforma.
• Mejora y soporte: diagnosticar fallas, analizar métricas de rendimiento y ofrecer soporte técnico.
• Cumplimiento legal y contractual: emitir facturas, gestionar pagos y cumplir obligaciones tributarias o regulatorias.
• Comunicaciones operativas y comerciales: enviar notificaciones de servicio, actualizaciones o información relevante sobre nuevos productos.
• Seguridad y auditoría: monitorear accesos, prevenir fraudes y proteger la integridad de la información.
• Entrenamiento contextual de IA: mejorar la precisión de respuestas dentro del contexto del cliente, sin reutilizar datos para otros fines (ni entrenamiento global de modelos).

5. Relación con los Usuarios Finales

En los casos en que los clientes utilicen la plataforma Whitelabel para procesar datos de sus usuarios finales, éstos serán responsables de obtener los consentimientos correspondientes y cumplir con las obligaciones informativas de ley.

Whitelabel SAS, como encargado del tratamiento, sólo procesará dichos datos bajo las instrucciones del cliente y con fines técnicos o de prestación del servicio.

6. Conservación y Eliminación de Datos

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas. Al finalizar la relación contractual, los datos serán conservados por un máximo de 90 días. Posteriormente, serán eliminados o anonimizados de manera segura, salvo que la ley exija su conservación por un período mayor.

Whitelabel podrá conservar datos anonimizados con fines estadísticos o de mejora continua, sin posibilidad de identificación del titular.

7. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Whitelabel puede alojar o procesar datos en infraestructuras ubicadas fuera de Colombia, incluyendo servicios en AWS, Google Cloud, Vercel, Netlify y OpenAI.

Estas transferencias se realizan bajo cláusulas contractuales que garantizan un nivel adecuado de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 44 del GDPR.

8. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

La plataforma utiliza cookies para:

• Recordar preferencias de usuario.
• Analizar métricas de uso y rendimiento.
• Mantener sesiones seguras.

Los usuarios pueden gestionar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador. Sin embargo, su desactivación puede limitar la funcionalidad del servicio.

9. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales pueden ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), junto con los derechos de portabilidad y revocatoria del consentimiento, en cualquier momento.

Las solicitudes deberán enviarse a:

📧 legal@whitelabel.lat

Incluyendo:

• Identificación del titular.
• Descripción precisa del derecho que desea ejercer.
• Pruebas o anexos relevantes (si aplica).

Whitelabel responderá dentro de los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

10. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas, físicas y administrativas de seguridad, incluyendo:

• Servidores dedicados protegidos por VPN.
• Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256).
• Control de acceso y autenticación de doble factor.
• Copias de respaldo cifradas y almacenamiento segregado.
• Políticas internas de gestión de incidentes y brechas de seguridad.

En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, Whitelabel notificará oportunamente al titular y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) según corresponda.

11. Atención de Solicitudes y Quejas

El área de protección de datos de Whitelabel atenderá todas las solicitudes en los plazos legales:

• Consultas: 10 días hábiles.
• Reclamos: 15 días hábiles.

Si el titular no recibe respuesta o no queda conforme, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para presentar una reclamación formal.

12. Modificaciones a esta Política

Whitelabel SAS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las actualizaciones serán notificadas por correo electrónico y publicadas en https://whitelabel.lat/privacidad.

El uso continuado del servicio después de la publicación implica la aceptación de los cambios.

13. Ley Aplicable y Jurisdicción

Esta Política se rige por la legislación colombiana, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Cualquier controversia derivada será resuelta por los tribunales de Bogotá, Colombia, salvo pacto distinto entre las partes.